Seit dem 1. Januar 2025 gilt in Deutschland die E-Rechnungspflicht für Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen. Die Pflicht kommt in Stufen, und je nach Größe deines Betriebs bist du an einer anderen Stelle dieser Treppe.
Die drei Stufen
| Ab | Was gilt |
|---|---|
| 1. Januar 2025 | Jedes Unternehmen muss E-Rechnungen empfangen können. Ein E-Mail-Postfach reicht dafür aus. |
| 1. Januar 2027 | Unternehmen mit mehr als 800.000 € Umsatz im Vorjahr müssen E-Rechnungen ausstellen. |
| 1. Januar 2028 | Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen ausstellen. Papier und einfache PDFs sind im B2B-Geschäft dann vorbei. |
Bis Ende 2026 darfst du noch Papier- oder PDF-Rechnungen schicken, wenn dein Kunde damit einverstanden ist. Das Einverständnis muss nicht schriftlich sein. Wer die Rechnung ohne Widerspruch bezahlt, hat zugestimmt.
Für wen die Pflicht gilt
Die Pflicht betrifft Rechnungen, bei denen beide Seiten Unternehmen mit Sitz in Deutschland sind. Nicht betroffen sind:
- Rechnungen an Privatkunden,
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto,
- Fahrausweise,
- Rechnungen an Kunden im Ausland.
Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen seit dem Jahressteuergesetz 2024 keine E-Rechnungen ausstellen. Empfangen können müssen sie sie trotzdem, denn ihre Lieferanten dürfen ab 2027 oder 2028 nur noch so abrechnen.
Was eine E-Rechnung ist
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das sich automatisch verarbeiten lässt. In Deutschland heißt das in der Praxis: ein XML nach der europäischen Norm EN 16931, entweder als eigenständige XRechnung oder als ZUGFeRD-PDF mit eingebettetem XML. Ein PDF, das du aus Word exportierst, ist keine E-Rechnung, auch wenn es elektronisch verschickt wird. Welches Format zu dir passt, haben wir in einem eigenen Artikel beschrieben.
Was du jetzt tun solltest
- Lege fest, an welche Adresse E-Rechnungen kommen, und sorge dafür, dass du die XML-Dateien lesen und archivieren kannst. Die Rechnung ist das XML, nicht die PDF-Ansicht.
- Prüfe deinen Umsatz. Lagst du 2026 über 800.000 €, musst du ab 2027 ausstellen, sonst ab 2028.
- Schick vor der Frist ein paar Rechnungen als E-Rechnung an Kunden, die das schon verarbeiten können. Dann fällt dir auf, welche Stammdaten fehlen, bevor es Pflicht ist.
Die Aufbewahrungspflicht ändert sich nicht: Das XML muss wie bisher acht Jahre unverändert lesbar bleiben.
Häufige Fragen
Muss ich schon jetzt E-Rechnungen ausstellen?
Nein. Bis Ende 2026 darfst du Papier- oder PDF-Rechnungen schicken, wenn dein Kunde einverstanden ist. Ab 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz E-Rechnungen ausstellen, ab 2028 alle.
Gilt die E-Rechnungspflicht auch für Kleinunternehmer?
Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen keine E-Rechnungen ausstellen, aber empfangen können. Ihre Lieferanten dürfen ab 2027 oder 2028 nur noch so abrechnen.
Ist ein PDF per E-Mail eine E-Rechnung?
Nein. Eine E-Rechnung ist ein strukturiertes XML nach EN 16931, als XRechnung oder als ZUGFeRD-PDF mit eingebettetem XML. Ein aus Word exportiertes PDF zählt nicht.
Was muss ich für den Empfang tun?
Eine E-Mail-Adresse reicht. Du musst die XML-Dateien aber lesen und acht Jahre unverändert archivieren können, denn das XML ist die Rechnung, nicht die PDF-Ansicht.