Die E-Rechnungspflicht schreibt kein Format vor, nur eine Norm: EN 16931. In Deutschland haben sich zwei Umsetzungen durchgesetzt, und beide sind zulässig. Die Wahl richtet sich nach dem Empfänger.
Was die beiden Formate sind
XRechnung ist eine reine XML-Datei. Es gibt keine lesbare Ansicht dazu, nur Daten. Der Standard wird von der KoSIT gepflegt, der Koordinierungsstelle für IT-Standards der öffentlichen Verwaltung, und enthält deutsche Zusatzregeln, etwa Pflichtangaben zu Kontakt und Zahlung.
ZUGFeRD ist ein PDF, in dem dasselbe XML eingebettet ist. Du siehst eine normale Rechnung, dein Kunde kann sie ausdrucken oder ablegen, und seine Buchhaltungssoftware liest die Daten aus dem XML. Technisch ist ZUGFeRD identisch mit dem französischen Factur-X, und beide gibt es in mehreren Profilen. Als E-Rechnung im Sinne der Pflicht gelten die Profile BASIC, EN 16931 (früher COMFORT) und EXTENDED. MINIMUM und BASIC WL enthalten nicht alle Pflichtangaben und reichen nicht aus. Empfehlenswert ist EN 16931: Es trägt alle Angaben, die ein Empfänger für die automatische Verbuchung braucht, und ist das Profil, das die meisten Programme und Prüfer unterstützen.
Wann du XRechnung brauchst
Rechnungen an Bund, Länder, Kommunen und andere öffentliche Auftraggeber müssen in der Regel als XRechnung kommen. Dafür brauchst du die Leitweg-ID des Auftraggebers, eine Kennung, die die Rechnung im Behördennetz an die richtige Stelle leitet. Ohne sie wird die Rechnung abgewiesen. Frag die Leitweg-ID bei der Auftragserteilung ab, nicht erst bei der Rechnung.
Viele Behörden nehmen inzwischen auch ZUGFeRD im Profil XRECHNUNG an. Auf der sicheren Seite bist du mit einer XRechnung.
Wann ZUGFeRD die bessere Wahl ist
Für Rechnungen an Unternehmen ist ZUGFeRD meist angenehmer: Dein Kunde bekommt eine Datei, die er wie gewohnt öffnen kann, und seine Software kann sie trotzdem automatisch verarbeiten. Ein kleiner Betrieb ohne Rechnungssoftware kann das PDF lesen, ein großer Konzern liest das XML. Du musst dich nicht nach dem Stand seiner Technik erkundigen.
Ein Nachteil: Die PDF-Ansicht und das XML können widersprüchlich sein, wenn das Werkzeug schlampig arbeitet. Rechtlich zählt das XML. Ein guter Generator erzeugt beides aus denselben Daten.
Eine einfache Regel
- Öffentlicher Auftraggeber: XRechnung, mit Leitweg-ID.
- Alles andere: ZUGFeRD im Profil EN 16931. BASIC ist zulässig, aber knapper.
Beide Formate lassen sich mit denselben Rechnungsdaten erzeugen. In kontura wählst du das Format je Rechnung, die Kunden- und Leistungsdaten bleiben gleich. Ob eine fertige Datei die Regeln einhält, siehst du mit dem kostenlosen Prüfer.
Häufige Fragen
Welches Format brauche ich für Rechnungen an Behörden?
In der Regel XRechnung mit der Leitweg-ID des Auftraggebers. Viele Behörden nehmen auch ZUGFeRD im Profil XRECHNUNG an, sicher ist XRechnung.
Welches ZUGFeRD-Profil erfüllt die E-Rechnungspflicht?
BASIC, EN 16931 (früher COMFORT) und EXTENDED. MINIMUM und BASIC WL enthalten nicht alle Pflichtangaben. Empfehlenswert ist EN 16931.
Was zählt, wenn PDF und XML in einer ZUGFeRD-Rechnung voneinander abweichen?
Rechtlich das XML. Ein guter Generator erzeugt beide Teile aus denselben Daten, damit es gar nicht erst zu Abweichungen kommt.