E-Rechnung 2027: Deine Checkliste für den Jahreswechsel

Die erste Rechnung im Januar sollte nicht daran scheitern, dass dir eine Kundenreferenz fehlt. Schon im November kannst du die Daten ergänzen und mit deinen Kunden einen Test vereinbaren. Das lohnt sich auch dann, wenn du die Übergangsregelung noch ein Jahr nutzen darfst.

Kläre zuerst, welche Frist dich betrifft

Für inländische B2B-Umsätze endet zum Jahreswechsel die allgemeine Übergangsregelung, wenn dein Gesamtumsatz 2026 mehr als 800.000 € beträgt. Gemeint ist der Gesamtumsatz nach § 19 Abs. 2 UStG, also nicht nur deine Umsätze mit Geschäftskunden. Bei höchstens 800.000 € kannst du für Leistungen aus 2027 grundsätzlich noch bis Ende 2027 Papier oder mit Zustimmung des Empfängers ein einfaches PDF verwenden. Für bestimmte EDI-Verfahren gilt unabhängig vom Umsatz eine Übergangsregelung bis Ende 2027, wenn der Empfänger zustimmt.

Achte auch auf Leistungen aus dem Dezember. Für Umsätze aus 2026 erlaubt das Gesetz Papier oder PDF nur, wenn die Rechnung bis zum 31. Dezember 2026 übermittelt wird. Das gilt auch, wenn du unter 800.000 € liegst. Das BMF hat in einem nicht amtlich veröffentlichten Schreiben zwar auf das Leistungsdatum abgestellt, diese Auffassung widerspricht aber dem Wortlaut und ist umstritten. Schicke Rechnungen für 2026 deshalb möglichst noch im Dezember oder stelle sie als E-Rechnung aus.

Prüfe außerdem die Ausnahmen: Kleinunternehmer sind von der Ausstellungspflicht ausgenommen, dürfen E-Rechnungen aber ausstellen. Auch Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto, Fahrausweise und steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG fallen nicht unter die Pflicht. Rechnungen an Privatkunden sind ebenfalls nicht betroffen. Bei öffentlichen Auftraggebern gelten eigene Vorgaben. Die Fristenübersicht erklärt die Abgrenzung ausführlicher.

Ergänze die Daten deiner regelmäßigen Kunden

Nimm dir die Kunden vor, denen du im Januar voraussichtlich eine Rechnung schreibst. Stimmen Firmenname und Anschrift? Gibt es eine eigene Rechnungsadresse? Erwartet die Buchhaltung eine Bestellnummer oder eine andere Referenz?

Diese Nachricht kannst du dafür anpassen:

Ich bereite unsere Rechnungsstellung für 2027 vor. Bitte bestätigt mir eure vollständige Firmierung und Rechnungsanschrift sowie die E-Mail-Adresse oder das Portal für Rechnungen. Welches E-Rechnungsformat verarbeitet ihr, und welche Bestellnummer oder Käuferreferenz soll ich angeben? Falls ihr eine Leitweg-ID benötigt, sendet sie mir bitte ebenfalls mit.

Bei deinen eigenen Unternehmensdaten solltest du Kontaktangaben, steuerliche Kennungen und Bankverbindung kontrollieren. Ein formal gültiges Konto hilft wenig, wenn du versehentlich eine alte Bankverbindung eingetragen hast.

Stimme Format und Versandweg ab

Für Geschäftskunden ist ZUGFeRD oft praktisch: Das PDF lässt sich direkt lesen, die eingebetteten XML-Daten kann die Buchhaltung verarbeiten. Für öffentliche Auftraggeber brauchst du häufig XRechnung. Entscheidend sind die Anforderungen des jeweiligen Empfängers. Bei ZUGFeRD zählen die Profile MINIMUM und BASIC-WL nicht als E-Rechnung, und maßgeblich sind die XML-Daten, nicht das sichtbare PDF. Unser Formatvergleich hilft bei der Auswahl.

Format und Versandweg sind zwei getrennte Fragen. Kläre deshalb auch, ob dein Kunde die Datei per E-Mail oder über ein Portal erwartet. Eine technisch korrekte Rechnung landet sonst möglicherweise im falschen Postfach.

Teste eine Datei mit realistischen Angaben

Verwende in einer Testumgebung eine typische Leistung mit Menge, Preis und Leistungszeitraum. Beschreibe die Leistung so, dass Art und Umfang auch im strukturierten Teil eindeutig erkennbar sind; das BMF hat diese Anforderung im Oktober 2026 präzisiert. Vereinbare den Test mit dem Empfänger und kennzeichne ihn eindeutig als Test; stelle dafür keine fingierte Rechnung in deinem produktiven Nummernkreis aus.

Prüfe die erzeugte Datei mit einem E-Rechnungsvalidator. Kontrolliere zusätzlich selbst, ob Kunde, Leistung und Betrag stimmen. Bitte den Empfänger um Rückmeldung, ob seine Software die Datei einlesen und zuordnen konnte. Eine erfolgreiche technische Prüfung bestätigt noch nicht, dass die Rechnung intern beim richtigen Projekt ankommt.

In kontura kannst du einen Entwurf vor der Ausstellung prüfen. Die endgültige Rechnungsnummer wird erst beim Ausstellen vergeben. Für einen vollständigen Versandtest solltest du einen mit dem Empfänger abgestimmten Testweg verwenden.

Prüfe, was nach dem Versand übrig bleibt

Kannst du die ursprüngliche Rechnungsdatei später wieder herunterladen? Ist bei ZUGFeRD das eingebettete XML noch enthalten? Weißt du, wie du deine Daten exportierst, wenn du die Software wechselst?

Lade probeweise einen Export herunter und öffne einige Dateien. In kontura enthält der Archivexport unter anderem die ausgestellten PDF- und XML-Dateien sowie vorhandene Prüfberichte. Rechnungen musst du acht Jahre aufbewahren, bei einer E-Rechnung mindestens den strukturierten Teil in unveränderter Form. Lege fest, wer die Sicherung übernimmt und wo sie aufbewahrt wird. Diese Fragen lassen sich vor dem Jahreswechsel leichter klären als beim ersten fehlenden Beleg.

Quellen

• BMF: Fragen und Antworten zur E-Rechnung, insbesondere Ausnahmen, Übermittlung, Übergangsregelungen und Aufbewahrung.
• BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2026, ergänzende Regelungen zur E-Rechnung, unter anderem zur Leistungsbeschreibung.
• § 27 UStG, Absatz 38 zu den Übergangsregelungen.
• § 19 UStG, Absatz 2 zum Gesamtumsatz.
• § 33 UStDV zu Kleinbetragsrechnungen und § 34a UStDV zu Kleinunternehmern.
• Haufe: E-Rechnung im Überblick, zur umstrittenen Abrechnung von Leistungen aus 2026 im Jahr 2027.