Beim Empfänger liest eine Software die E-Rechnung, prüft sie gegen Hunderte Regeln und lehnt sie ab, wenn eine davon verletzt ist. Die Rückmeldung ist dann oft nur ein Regelcode wie BR-DE-15. Hier sind die Codes, die in der Praxis am häufigsten auftauchen.
BR-DE-15: Leitweg-ID fehlt
XRechnungen brauchen im Feld „Käuferreferenz“ (BT-10) die Leitweg-ID des Empfängers. Fehlt sie, ist die Rechnung ungültig. Bei Rechnungen an Unternehmen kannst du das Feld für eine Bestellnummer oder Kostenstelle nutzen, bei Behörden gehört die Leitweg-ID hinein.
BR-DE-1: Keine Zahlungsangaben
Eine XRechnung muss sagen, wie sie bezahlt werden soll. Fehlt die Bankverbindung, fehlt eine Pflichtangabe. Bei einer Gutschrift oder Rechnungskorrektur, die keine Zahlung verlangt, braucht es trotzdem einen Eintrag, zum Beispiel den Hinweis, dass der Betrag erstattet wird.
BR-DE-19: IBAN mit falscher Prüfziffer
Die Prüfung rechnet die IBAN nach. Ein Zahlendreher fällt sofort auf. Das ist nur eine Warnung, keine Ablehnung, aber eine Rechnung mit falscher IBAN wird nicht bezahlt. Kopiere die IBAN aus dem Online-Banking, statt sie abzutippen.
BR-DE-2: Kein Ansprechpartner
Deutsche XRechnungen verlangen einen Kontakt beim Verkäufer: Name, Telefonnummer und E-Mail-Adresse. Bei Einzelunternehmen bist du das selbst. Viele Werkzeuge lassen diese Felder leer, wenn du sie nicht ausfüllst.
BR-CO-26: Verkäufer nicht identifizierbar
Der Verkäufer braucht mindestens eine dieser Kennungen: eine Verkäuferkennung (BT-29), eine Registernummer wie die Handelsregisternummer (BT-30) oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (BT-31). Die Steuernummer vom Finanzamt steht in einem anderen Feld (BT-32) und zählt für diese Regel nicht. Wer keine USt-IdNr. und keinen Registereintrag hat, muss deshalb eine Verkäuferkennung mitgeben, zum Beispiel eine eigene Kundennummer oder eine Kennung des Rechnungsprogramms. Gute Software setzt sie automatisch.
BR-CO-10 bis BR-CO-15: Summen stimmen nicht
Die Rechnung enthält die Nettosumme der Positionen, die Steuer und den Gesamtbetrag einzeln, und die Prüfung rechnet nach. Abweichungen entstehen meist durch Rundung: Wenn jede Position einzeln gerundet wird und die Summe dann noch einmal, kann ein Cent fehlen. Eine Software, die aus denselben Zahlen rechnet und rundet wie die Norm, vermeidet das. Von Hand gebaute XML-Dateien scheitern hier oft.
Kleinunternehmer: Steuer ohne Steuersatz
Wer nach § 19 UStG keine Umsatzsteuer berechnet, muss das in der E-Rechnung ausdrücklich sagen: Steuerkategorie „E“ (steuerbefreit) mit einem Befreiungsgrund wie „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet“. Ein Steuersatz von 0 % ohne Begründung ist ein Fehler.
So findest du Fehler, bevor dein Kunde sie findet
Prüfe jede Rechnung, bevor du sie verschickst. Die Regeln sind öffentlich, und ein Validator liefert dir dieselbe Liste wie die Software deines Kunden. Mit dem kostenlosen Prüfer von kontura lädst du ein XML oder ein ZUGFeRD-PDF hoch und bekommst alle Fehler, Warnungen und Hinweise mit Regelcode und Stelle im XML. kontura speichert die Datei nicht.
Wenn du Rechnungen in kontura schreibst, läuft dieselbe Prüfung automatisch, bevor du die Rechnung ausstellst.